S'organiser avec Lotus (1 jours)

Les outils de gestion d'information personnelle intégrés comme Lotus comprenant un client de mes-sagerie prennent une part de plus en plus importante dans la vie d'un grand nombre de personnes au travail.

Le développement du courrier électronique et la masse d'information qu'il génère, l'essor du travail collaboratif, la possibilité de bénéficier des avantages d'une communication asynchrone sont autant de facteurs qui expliquent l'omniprésence de cet outil (et d'autres similaires comme Outlook ou Groupwise).

Au-delà de la fonction évidente de messagerie, on a parfois tendance à oublier que cet outil possède des fonctions destinées à mieux gérer :

  • son organisation personnelle (agenda(s), qui peuvent être partagés, gestion de tâches personnelles, , gestion de notes personnelles, répertoire de contacts, gestion embryonnaire de projets, fonctions d'archivage et de classement, etc...
  • le travail collaboratif : affectation des tâches à des collaborateurs, suivi d'activité
  • la masse des emails, pour maîtriser les flux entrants et sortants : indicateurs de suivi,

Pour qui possède une solide culture organisationnelle et l'envie de chercher par soi-même, l'exploitation de ce outil peut apporter des solutions pratiques à un grand nombre des préoccupations de tout à chacun.
Cependant, intégrer ces outils dans un but de gestion de temps nécessite des compétences qui ne sont malheureusement pas livrées avec l'outil.

 Pour nous, il s'agit de : gérer les priorités, d'avoir une vision globale de son activité, d'améliorer son pilotage, gérer plusieurs activités ou projet en simultané, développer sa capacité à anticiper, décharger sa mémoire en gardant une trace de ce qui est à faire, gérer les flux d'information de manière harmonieuse (au fil de l'eau) et cohérente (parce qu'en général, un message entrant aura tendance à générer une tâche)...

Personnes concernées

Toute personne utilisatrice de ces outils et désireuse d'augmenter son efficacité personnelle : groupes de travail, managers ou collaborateurs souhaitant intégrer ces outils dans leur organisation dans la perspective d'une meilleure gestion des priorités.

 

Objectifs

  • Savoir paramétrer son outil de gestion d'information personnelle de manière à en optimiser l'utilisation.
  • Mieux gérer son temps et ses priorités par une meilleure maîtrise des interactions entre flux d'information (messages, réunions, rendez-vous, tâches déléguées) et organisation personnelle.
  • Utiliser de manière efficace les fonctionnalités d'agenda, de gestion des tâches, d'organisation de réunions.
  • Optimiser la gestion et le traitement des flux entrants et sortants pour garder la maîtrise de son temps et diminuer la charge liée au traitement de l'e-mail.
  • Savoir utiliser Lotus pour piloter les tâches déléguées, suivre son travail ou celui de son équipe.

Contenu

Les différentes approches organisationnelles

  • Approche par priorité, par fonction à assumer, par contexte, par chronologie.
  • Conséquences pour l'adaptation de l'outil à ses besoins : analyse du flux d'information de chaque participant.
  • Définition pour chacun d'un modèle de traitement du workflow

Panorama des fonctionnalités offertes par les différents outils : gérer les flux entrants, le temps, les personnes, les tâches, les contextes, les idées, les projets, gérer les flux sortants...Faire face à l'afflux de messages

  • Gestion de la boîte de réception, utilisation des alarmes et des drapeaux.
  • Passer du message à la tâche.
  • Bonnes pratiques pour l'envoi et la réponse aux messages.
  • Techniques de tri des messages, utilisation des règles de message.
  • Méthodes pour classer / archiver ses messages dans une optique de gestion des priorités.
  • Techniques avancées pour rechercher l'information.
  • Utilisation des différents vues offertes par l'outil.

Organiser ses activités

  • Transformation des messages, contacts ou réunions en tâches.
  • Utiliser les alerteurs pour intégrer les messages dans la gestion de tâches.
  • Gérer les tâches, suivre l'état d'avancement.
  • Organiser les tâches par domaine ou contexte.
  • Utiliser des calendriers multiples.
  • Structurer son outil dans une optique de supervision de projets.

Intégrer l'outil dans sa gestion personnelle

  • Le processus de planification et sa place dans la gestion du workflow.
  • Boucler l'organisation par des revues adaptées : quoi suivre, à quel moment, avec quels moyens offerts par l'outil.

Optimiser le travail collaboratif

  • Déléguer des tâches à des collaborateurs.
  • Utiliser des vues personnalisées pour suivre les tâches déléguées.
  • Organiser les réunions et partager des agendas.
  • Comment créer de codes communs dans le groupe de travail pour optimiser le travail collaboratif (nommage des messages, règles de fonctionnement dans la mise en copie, travail sur des documents communs, etc...).

Préparer son plan d'action et la mise en œuvre de ces méthodes à sa propre organisation

  • Points clés pour restructurer son outil - trucs et astuces, solutions types pour les difficultés habituellement rencontrées dans cet exercice.
  • Elaboration du plan d'action individuel.

 

 

Particularités pédagogiques

  • L'approche utilisée met l'accent sur de bonnes pratiques organisationnelles centrées sur la gestion des priorités. Cette approche suppose de bien clarifier au départ de la formation les facteurs clés de succès de chaque participant dans son organisation actuelle et d'acquérir les bases de la gestion des priorités.
  • L'outil de gestion d'information personnelle est donc vu comme un moyen de se mettre au service de la gestion des priorités de chaque individu (et pas l'inverse !).
  • Les intervenants qui animent cette formation sont des professionnels de la formation à l'organisation et à la gestion du temps intégrant une grande maîtrise des outils bureautiques.
  • Le déroulement de la session intègre de nombreux exercices pratiques permettant de manipuler les concepts et mettre en œuvre immédiatement les méthodes et techniques abordées.

 

 

Modes de diffusion

  • Session intra-entreprise d'une journée, pour des groupes de 6 à 10 personnes.
  • Des séances d'assistance-conseil sur le poste de travail peuvent être envisagées pour prolonger la formation et en augmenter son efficacité (environ 2h00 par personne).