La réunion, outil stratégique de la conduite de projet ( jours)

La réussite d'un projet ne repose pas seulement sur l'expertise technique et des outils de gestion. La clé du succès dépend beaucoup de la capacité du chef de projet, à optimiser les phases capitales de communication et de coordination entre les instances concernées. A cet effet, la réunion est un temps fort de la conduite d'un projet car elle exige de savoir travailler et décider en commun avec le souci d'économie du temps et de l'énergie de chacun.

Personnes concernées

Toute personne ayant, dans le cadre d'un projet, à organiser, à animer ou à participer activement à des réunions avec les acteurs concernés par la réalisation de ce projet.

Objectifs

  • Planifier de façon appropriée les réunions nécessaires au lancement   et à l'avancement d'un projet.
  • Organiser chaque réunion en tenant compte de ses objectifs spécifiques, de la durée nécessaire et des contributions de chacun.
  • Animer les réunions en maîtrisant les phases d'exposé, les phases d'échanges, les phases de décision et les situations de divergence.

Contenu

  • Les particularités des réunions de projet : réunions d'enclenchement, d'avancement, de décision, de suivi, …
  • Stratégie de préparation de réunion : objectifs, cadrage de l'ordre du jour, marges de manœuvre, rôles de chacun, structuration des interventions, logistique.
  • L'exposé efficace : messages clés, arguments de persuasion, canevas de structuration, supports et documents.
  • L'animation maîtrisée : régulation des échanges, synthèses, points d'accord, traitement des divergences, anticipation des difficultés, recadrages des dérives, maîtrise du temps, gestion des conflits.
  • Les phases de décision et de conclusion : processus de décisions progressives avec déclenchement d'adhésion, relevé de conclusion, plans d'action, programmation du suivi.
  • Le suivi des réunions : compte rendu opérationnel, coordination et supervision des tâches, contrôle des résultats, recadrage des écarts et relance des actions.

Particularités pédagogiques

  • Apports de méthodes opérationnelles.
  • Exercices d’entraînement et traitement de cas réels de réunion.
  • Conseils personnalisés et recommandations.

Modes de diffusion

  • Stage sur mesure.
  • Atelier pour groupe restreint.
  • Séances de coaching individuel.