Gérer le temps et les priorités au sein d'une équipe ( jours)

Personnes concernées

Toute personne en situation d’encadrement.

Objectifs

Etre en mesure de :
  •  Optimiser la gestion du temps et la gestion des priorités au sein de l’équipe.
  •  Maîtriser les interactions entre organisation personnelle et organisation de l’équipe.
  • Prendre conscience de l’influence de la relation de chacun au temps sur le fonctionnement de l’entité.

Contenu

          Analyse du système manager/équipe :
  • Définition des priorités et des contraintes du contexte.
  • Relations entre priorités personnelles et priorités des membres de l’équipe.
  • Mise en évidence, pour chaque participant, des points de progrès concernant l’organisation du système manager/équipe.
  • Identification des activités et processus pouvant donner lieu à optimisation.
          Gestion des priorités :
  • Traduction des priorités en termes d’organisation personnelle (hiérarchisation des activités, définition des objectifs).
  • Méthodologie et outils d’organisation (planification, anticipation, mise en forme de la journée, de la semaine).
  • Comment concilier priorités personnelles et exigences du contexte (éléments de gestion du stress).
          Gestion des priorités au sein de l’équipe :
  • Méthodologie de la répartition des tâches.
  • Comment fixer des objectifs à ses collaborateurs et en assurer le suivi .
  • Comment mettre en œuvre des délégations efficaces.
  • Comment se protéger de la délégation « à l’envers ».
  • Comment se donner les moyens de développer la polyvalence.
          La réduction des pertes de temps et l’optimisation des activités chronophages :
  • Méthodologie de résolution de problèmes, appliquée aux principaux chronophages recensés dans la 1ère séquence : téléphone, entretiens, classement, gestion des flux de papier, déplacements, réunions, interruptions, imprévus…
  •  Comment analyser un processus dans un but d’optimisation.
         La prise en compte de la dimension relationnelle dans l’organisation :
  • Influence des styles de management sur le fonctionnement de l’organisation.
  • Comment tenir compte de la relation personnelle de chacun au temps
  • Comment analyser et prendre en compte les problèmes rencontrés par les collaborateurs.
  • Comment optimiser le circuit d’information.

         Etablissement d’un plan d’action personnalisé concrétisable à court et moyen terme pour chacun des participants, sous la conduite de l’animateur – organisation du suivi          

         Evaluation du stage

 

Particularités pédagogiques

  • Travaux de sous-groupes centrés sur la résolution des problèmes.
  • Apports méthodologiques de l’animateur.
  • Etablissement d’une démarche individuelle de gestion du temps, adaptée à chaque participant (avec l’assistance de l’animateur et la ressource du groupe).
  • Aide à la mise en œuvre des plans d’action individuels grâce à un suivi personnalisé de chacun par l’animateur.

Modes de diffusion

  • Stage sur mesure.
  • Atelier pour groupe restreint.